Политика KMD autoparts в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет принципы, цели, порядок и условия обработки персональных данных индивидуальным предпринимателем Калигановым Александром Андреевичем (далее — Оператор), а также сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

1.2. Политика разработана во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Политика распространяется на персональные данные, обрабатываемые Оператором с использованием средств автоматизации и без их использования, включая обработку при работе сайта kmd-autoparts.ru, при продажах в офисе и на маркетплейсах, при взаимодействии по телефону, электронной почте и в разрешённых Оператором каналах связи, при ведении налогового и учётного документооборота, а также при видеонаблюдении и аудиозаписи в помещении Оператора.

1.4. Простое посещение сайта само по себе не означает согласия пользователя со всеми видами обработки персональных данных. Когда законодательством требуется согласие, Оператор получает его отдельно, в конкретной и подтверждаемой форме.

1.5. Политика является общедоступным документом. Актуальная редакция постоянно размещается по адресу https://kmd-autoparts.ru/policy.

2. Основные понятия

Персональные данные —

любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу.

Обработка персональных данных —

любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, блокирование, удаление и уничтожение.

Автоматизированная обработка —

обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных —

действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц.

Распространение персональных данных —

действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц.

Уничтожение персональных данных —

действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе либо уничтожаются материальные носители.

3. Права и обязанности Оператора и субъектов персональных данных

3.1. Оператор вправе:

• обрабатывать персональные данные при наличии законного основания;
• получать от субъекта достоверные сведения, необходимые для исполнения заказа, договора, требований закона или рассмотрения обращения;
• продолжить обработку после отзыва согласия, если для этого имеется иное основание, предусмотренное законом;
• вносить изменения в настоящую Политику с публикацией новой редакции на сайте.

3.2. Оператор обязан:

• обрабатывать персональные данные законно, добросовестно и только для заранее определённых целей;
• не допускать обработки избыточных данных;
• принимать правовые, организационные и технические меры защиты;
• предоставлять субъекту информацию о его данных и порядке обработки в случаях и сроки, установленные законом;
• уточнять, блокировать, прекращать обработку и уничтожать данные при наличии предусмотренных законом оснований.

3.3. Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных либо не нужных для заявленной цели данных;
• отозвать ранее данное согласие;
• отказаться от рекламных сообщений;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.

4. Принципы обработки персональных данных

• законность и справедливость обработки;
• ограничение обработки конкретными, заранее определёнными и законными целями;
• соответствие состава и объёма данных заявленным целям;
• точность, достаточность и актуальность данных;
• раздельная обработка данных, собранных для несовместимых целей;
• хранение не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство;
• уничтожение либо обезличивание после достижения целей при отсутствии иных законных оснований для хранения.

5. Цели, состав и условия обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные по следующим основным целям.

5.1. Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров

Содержание цели:

приём и обработка заказов и заявок; подбор автозапчастей, в том числе по VIN; продажа и доставка товаров; взаимодействие с розничными, оптовыми и партнёрскими клиентами; оформление возвратов, претензий и гарантийных обращений; консультирование и обратная связь.

Категории субъектов:

клиенты и потенциальные клиенты; посетители сайта, направившие заявку; контрагенты — физические лица и индивидуальные предприниматели; представители контрагентов; получатели заказов.

Персональные данные:

фамилия, имя, отчество; телефон; адрес электронной почты; город и адрес доставки; VIN и иные сведения о транспортном средстве; сведения о заказе, оплате, доставке, возврате, претензии и гарантии; содержание обращения и комментария; наименование и реквизиты контрагента; сведения о представителе контрагента; ИНН индивидуального предпринимателя или самозанятого — когда это требуется для договора и расчётов.

Правовые основания:

согласие субъекта; необходимость заключения договора по инициативе субъекта и исполнения договора; Гражданский кодекс Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей»; иные применимые нормы закона.

Способы обработки:

смешанная обработка, включая обработку с передачей по сети Интернет.

Срок:

до достижения цели обработки, затем в течение сроков, необходимых для исполнения требований закона и защиты прав Оператора; данные потенциальных клиентов, с которыми договор не заключён, — не более одного года с даты последнего обращения, если более длительный срок не установлен согласием или законом.

5.2. Продвижение товаров, работ и услуг, а также аналитика сайта

Содержание цели:

направление рекламных и информационных сообщений при наличии отдельного согласия; формирование предложений; анализ интереса к товарам; оценка эффективности и удобства сайта.

Категории субъектов:

клиенты, потенциальные клиенты и посетители сайта.

Персональные данные:

фамилия, имя, отчество; телефон; адрес электронной почты; идентификатор пользователя; история обращений и приобретённых товаров; сведения о предпочтениях; IP-адрес; cookie; сведения о браузере, устройстве, операционной системе, источнике перехода и действиях на страницах сайта.

Правовые основания:

отдельное согласие на рекламу; согласие на использование аналитических cookie, получаемое через интерфейс сайта; законные интересы Оператора в части обезличенной или агрегированной оценки работы сайта при условии соблюдения прав субъектов.

Способы обработки:

автоматизированная и смешанная обработка с передачей по сети Интернет.

Срок:

до отзыва соответствующего согласия или прекращения рекламной цели; технические данные и cookie — в пределах сроков, установленных настройками сайта, браузера и используемого аналитического сервиса.

5.3. Обеспечение безопасности посетителей и сохранности имущества

Содержание цели:

видеонаблюдение и аудиозапись в помещении Оператора для предупреждения и расследования инцидентов, защиты посетителей и имущества, а также контроля качества обслуживания.

Категории субъектов:

клиенты, представители контрагентов, поставщики, курьеры и иные посетители, находящиеся в зоне видеонаблюдения и аудиозаписи.

Персональные данные:

изображение человека и данные его голоса. Оператор не применяет распознавание лиц или голосовую идентификацию и не использует эти сведения для установления личности, поэтому они не обрабатываются как биометрические персональные данные.

Правовые основания:

осуществление прав и законных интересов Оператора и третьих лиц при условии, что не нарушаются права и свободы субъектов; предварительное информирование посетителей о видеонаблюдении и аудиозаписи.

Способы обработки:

автоматизированная локальная обработка без передачи по сети Интернет.

Срок:

обычный архив хранится не более 60 календарных дней и удаляется автоматической перезаписью. Запись, относящаяся к конкретному инциденту, может храниться до завершения проверки, рассмотрения претензии или разрешения спора.

5.4. Запись телефонных разговоров

Содержание цели:

контроль качества обслуживания, рассмотрение обращений, подтверждение содержания договорённостей и разрешение спорных ситуаций.

Категории субъектов:

клиенты, потенциальные клиенты, заявители, контрагенты, представители контрагентов и иные лица, обращающиеся к Оператору по телефону.

Персональные данные:

фамилия, имя, отчество — если сообщены в разговоре; номер телефона; данные голоса; дата, время и продолжительность звонка; содержание разговора; сведения об обращении, заказе, претензии или договорённости.

Правовые основания:

согласие субъекта, выраженное продолжением разговора после голосового предупреждения о записи; законные интересы Оператора при условии соблюдения прав и свобод субъекта.

Способы обработки:

автоматизированная обработка с передачей по сети Интернет через сервис телефонии АО «Межрегиональный ТранзитТелеком» (МТТ).

Срок:

шесть месяцев. Запись, относящаяся к спору или претензии, может храниться до окончательного разрешения соответствующей ситуации.

5.5. Соблюдение налогового и учётного законодательства

Содержание цели:

оформление и хранение договоров, счетов, актов, накладных, универсальных передаточных документов, кассовых чеков, сведений об оплатах, возвратах и взаиморасчётах; исполнение обязанностей налогоплательщика.

Категории субъектов:

клиенты, индивидуальные предприниматели, самозанятые, иные контрагенты — физические лица и представители юридических лиц.

Персональные данные:

фамилия, имя, отчество; ИНН; телефон и адрес электронной почты, если они включены в документы или используются для направления электронного чека; должность представителя; сведения о заказах, оплатах, возвратах и взаиморасчётах; сведения в договорах и первичных документах.

Правовые основания:

Налоговый кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ; иные обязательные нормы законодательства.

Способы обработки:

смешанная обработка с передачей по сети Интернет в случаях сдачи отчётности, проведения платежей и исполнения иных обязанностей.

Срок:

в течение сроков, установленных налоговым, бухгалтерским и архивным законодательством; как правило, не менее пяти лет, если иной или более длительный срок не предусмотрен законом.

Важно: Оператор не получает и не хранит полные реквизиты банковских карт покупателей. Данные карты обрабатываются банком, платёжным сервисом или маркетплейсом самостоятельно. Оператор может получать только сведения о сумме, дате, статусе и идентификаторе платежа.

6. Источники получения персональных данных

• непосредственно от субъекта — при оформлении заказа, заполнении формы, обращении по телефону, электронной почте, через MAX или лично в офисе;
• от представителя субъекта или контрагента, если представитель уполномочен передать такие данные;
• от маркетплейсов и служб доставки в объёме, необходимом для исполнения заказа;
• автоматически с устройства посетителя сайта — в части технических данных и cookie;
• из систем видеонаблюдения и телефонии — в пределах соответствующих целей.

7. Передача данных и обработка по поручению Оператора

7.1. Оператор может предоставлять персональные данные строго в необходимом объёме следующим категориям получателей:

• провайдеру хостинга и технической поддержки сайта;
• провайдерам электронной почты и веб-аналитики;
• оператору телефонии МТТ;
• службам доставки, перевозчикам, пунктам выдачи и почтовым операторам;
• маркетплейсам и владельцам торговых площадок;
• банкам, платёжным организациям, оператору фискальных данных и иным участникам расчётов;
• лицам, оказывающим бухгалтерские, юридические, ИТ- и иные услуги по договору;
• государственным органам и судам — при наличии законного требования.

7.2. Основные используемые Оператором сервисы включают Beget, Яндекс Почту, Яндекс Метрику, 1С, MAX, МТТ, а также кабинеты применяемых маркетплейсов и служб доставки. Конкретный состав сервисов может меняться без изменения целей обработки при условии соблюдения требований законодательства и настоящей Политики.

7.3. Получатели данных обязаны соблюдать конфиденциальность и безопасность данных в соответствии с законом, договором, поручением Оператора либо собственной политикой, если они действуют как самостоятельные операторы.

7.4. Оператор не распространяет персональные данные неопределённому кругу лиц без отдельного согласия субъекта или иного законного основания.

8. Обработка данных на сайте, файлы cookie и Яндекс Метрика

8.1. Сайт использует технически необходимые cookie для корректной работы страниц, защиты форм, сохранения пользовательских настроек и обеспечения безопасности.

8.2. Для анализа посещаемости и улучшения сайта может использоваться сервис Яндекс Метрика, который обрабатывает IP-адрес, cookie, сведения об устройстве и браузере, источник перехода, действия на страницах и иные технические параметры.

8.3. Запись содержимого полей форм средствами Вебвизора отключена. Оператор не использует Метрику для получения паролей, платёжных реквизитов или содержания персональных полей форм.

8.4. Аналитические cookie должны применяться после выбора пользователя в cookie-баннере. Пользователь может отказаться от них или изменить настройки в интерфейсе сайта и браузера. Технически необходимые cookie могут применяться без отдельного согласия, поскольку без них отдельные функции сайта могут работать некорректно.

8.5. Отключение cookie может привести к ограничению отдельных функций сайта, но не лишает пользователя возможности обратиться к Оператору по телефону или через форму связи по вопросам персональных данных, размещённую в нижней части страницы настоящей Политики.

8.6. Оператор фиксирует выбранные настройки cookie, дату и время выбора, версию уведомления и технические сведения, необходимые для подтверждения выбора. Повторное согласие запрашивается при существенном изменении состава необязательных cookie или текста уведомления.

9. Видеонаблюдение и аудиозапись в помещении

9.1. До входа в зону наблюдения размещается хорошо видимое уведомление о ведении видеонаблюдения и аудиозаписи, об Операторе и способе ознакомления с настоящей Политикой.

9.2. Камеры не устанавливаются в местах, где посетители обоснованно ожидают повышенной приватности.

9.3. Доступ к архиву ограничивается Оператором и иными лицами, которым он необходим для выполнения обязанностей или расследования конкретного инцидента.

9.4. Видеозаписи и аудиозаписи не публикуются и не используются для рекламы без отдельного законного основания.

10. Запись телефонных разговоров

10.1. До начала записи вызываемому или звонящему лицу воспроизводится голосовое предупреждение о записи и целях обработки.

10.2. Продолжение разговора после предупреждения рассматривается как согласие на обработку записи в заявленных целях, если субъекту обеспечена возможность прекратить звонок и использовать альтернативные каналы связи.

10.3. Записи не используются для биометрической идентификации и не передаются третьим лицам, кроме провайдера телефонии, уполномоченных лиц Оператора и случаев, установленных законом.

11. Локализация и трансграничная передача

11.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет Оператор обеспечивает их запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

11.2. На дату утверждения настоящей редакции Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных.

11.3. До начала трансграничной передачи Оператор обязан выполнить предусмотренные законом действия, включая отдельное уведомление Роскомнадзора, а также актуализировать настоящую Политику.

12. Сроки обработки, хранение и уничтожение данных

12.1. Персональные данные хранятся в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки, договор или законодательство.

12.2. После достижения цели, отзыва согласия или получения законного требования о прекращении обработки Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок не более 30 дней, если их дальнейшее хранение не требуется по договору или закону.

12.3. Электронные данные удаляются из информационных систем и учётных записей, а бумажные носители уничтожаются способом, исключающим восстановление содержания. При необходимости оформляется акт уничтожения.

12.4. Резервные копии очищаются в рамках установленного цикла резервного копирования. До окончательного удаления доступ к данным в резервных копиях ограничивается.

12.5. Конкретные сроки для видеозаписей, записей звонков и документов налогового учёта определены в разделе 5 настоящей Политики.

13. Меры защиты персональных данных

13.1. Оператор принимает необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры, включая:

• определение целей, состава данных, оснований, сроков хранения и порядка уничтожения;
• ограничение доступа и использование индивидуальных учётных записей и паролей;
• антивирусную защиту, обновление программного обеспечения и резервное копирование;
• защиту сайта с использованием HTTPS;
• контроль доступа к 1С, электронной почте, админ-панели сайта, личному кабинету МТТ и другим системам;
• учёт обращений субъектов и инцидентов безопасности;
• проверку условий договоров и сервисов, которым передаются персональные данные;
• периодическую оценку соответствия фактической обработки настоящей Политике.

13.2. Оператор не раскрывает сведения о конкретной конфигурации систем защиты, если такое раскрытие может снизить уровень безопасности.

14. Порядок реализации прав субъекта персональных данных

14.1. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются через форму связи, размещённую в нижней части настоящей страницы, либо почтовым отправлением по адресу: 603011, Нижегородская область, г. Нижний Новгород, ул. Июльских Дней, д. 1, корп. Д.

14.2. В форме заявитель указывает фамилию, имя, отчество, предпочтительный способ получения ответа, номер телефона и (или) адрес электронной почты, тему и текст обращения, а также номер заказа или договора при наличии. При отправке формы фиксируются дата и время, IP-адрес, выбранная тема, содержание обращения, редакция Политики и присвоенный обращению уникальный номер.

14.3. Информация по запросу предоставляется в течение 10 рабочих дней. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления.

14.4. Отзыв согласия может быть направлен тем же способом, которым возможно подтвердить личность субъекта и факт получения отзыва. Отзыв рекламного согласия также может осуществляться через ссылку «Отписаться» или иной простой механизм в сообщении.

14.5. Отзыв согласия, требование об удалении или уточнении данных и отказ от рекламных сообщений могут быть направлены через указанную форму либо почтовым отправлением. Отказ от рекламы также может осуществляться через ссылку «Отписаться» или иной простой механизм в сообщении. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до его получения, и не влечёт удаления данных, которые Оператор обязан или вправе хранить на ином законном основании.

15. Заключительные положения

15.1. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, бизнес-процессов, используемых сервисов или мер защиты.

15.2. Новая редакция вступает в силу с момента размещения на сайте, если в ней не указан иной срок.

15.3. Если положения настоящей Политики противоречат обязательным нормам закона, применяются нормы законодательства Российской Федерации.

15.4. Действующая редакция опубликована по адресу https://kmd-autoparts.ru/policy.